Jak zacząć? Pierwsze kroki z programem Faqt.
Przy pierwszym uruchomieniu jeżeli program zapyta się o hasło, podaj nazwę użytkownika: admin, pole na hasło zostaw puste (hasło będziesz mógł nadać później).Po zaakceptowaniu licencji, program przeprowadzi Cię przez kilkanaście prostych kroków podczas których należy podać dane użytkownika (wystawcy faktur/rachunków). Operację można przerwać w dowolnym momencie i wrócić do „przewodnika” później (Ikonka z domkiem, zakładka Jak zacząć). Wprowadzone dane można zmieniać i poprawiać w Ustawienia, zakładka Dane firmy.
Po podaniu i sprawdzeniu danych firmy dobrze jest zajrzeć do: Ustawienia, zakładka Ogólne w celu dostosowania listy jednostek do własnych potrzeb. Można też włączyć automatyczną opcję ustawiającą pełną zapłatę za fakturę przy płatności „Gotówka” (w momencie zapisywania faktury wartość brutto jest kopiowana do „zapłacono”).
Pierwsza faktura.
Najpierw kilka słów o „miesiącu księgowym”. Jest to miesiąc w którym można przeprowadzać operacje na fakturach (wystawiać nowe, zmieniać dane, kasować). Miesiąc księgowy może być wcześniejszy niż miesiąc bieżący (nie może być późniejszy). Miesiąc księgowy ustawiamy w Ustawienia zakładka Ogólne.
Aby wystawić fakturę klikamy w Dokumenty. W prawej części okna pojawią się ikonki akcji na fakturach.
Kolejno od lewej: Nowa faktura, Duplikuj fakturę, Tryb wyszukiwania, Drukuj fakturę, Narzędzia faktur, Usuń fakturę (nieodstępny - fakturę można usunąć tylko podczas jej edycji), Przełącz na widok listy.
Klikamy w zielony plusik (Nowa faktura). Pojawi się okno z wyborem numeracji. Wybieramy rodzaj klikając w odpowiedni przycisk (kolor zielony oznacza, że możemy wystawić fakturę w tej numeracji w bieżącym miesiącu księgowym).
Pojawi się ekran edycji faktury.
Ikonki przy Klient Id przenoszą nas do kartoteki klientów i jednocześnie:
Lupka uruchamia tryb wyszukiwania (podajemy kryteria i wciskamy enter lub return). Plus zakłada nową kartę (rekord), czyli dodaje kontrahenta. Niebieska strzałka poza otwarciem karty kontrahenta nie robi nic.
Wybieramy Zielonego plusa. W nowej karcie kontrahenta wpisujemy jego dane (podpowiedzi ukazujące się po najechaniu wskaźnikiem myszki na pole powinny być wystarczające). Możemy ograniczyć się do podstawowych wymaganych na fakturze danych, a resztę w miarę potrzeb dodać później.
Ważne: Rodzaj płatności i poziom cen przenoszą się w odpowiednie pola na fakturze przy dodawaniu do niej kontrahenta (niebieski przycisk w prawym dolnym rogu).
Jeżeli sprzedajemy coś jednorazowo (nie warto zakładać karty dla produktu/usługi) klikamy w Zielony plus, powstaje nowa pusta pozycja do której musimy wpisać nazwę, wybrać stawkę VAT
Jeżeli chcemy dodać pozycję z kartoteki produktów klikamy w Zieloną strzałkę. Zostaniemy przeniesieni do kartoteki produktów i jeżeli jest pusta automatycznie zostanie stworzona pierwsza karta. Podajemy: Nazwę, PKWiU (jeżeli dotyczy), jednostkę miary i stawkę VAT z listy oraz ceny (możemy wybrać która cena brutto czy netto jest nadrzędna) (Uwaga: jeżeli wcześniej do faktury dodaliśmy już kontrahenta to przy dodawaniu produktu zostanie wybrana odpowiednia cena zależnie od ustawionego poziomu cen dla kontrahenta). Poza nazwą inne informacje nie są konieczne, możemy je uzupełnić jeszcze w fakturze. Produkt dodajemy do faktury niebieskim przyciskiem w prawym dolnym rogu.
Po dodaniu wszystkich pozycji wybieramy rodzaj płatności, termin płatności (przy płatności odroczonej), ew. uwagi, i podpis, a klikając w „Osoba upoważniona do otrzymania faktury VAT” możemy z listy wybrać inne opcje.
Na koniec klikamy w niebieski guzik Zapisz fakturę. Program sprawdzi, czy daty wystawienia i sprzedaży są odpowiednie, kontrahent ma podane wymagane informacje, żadna z pozycji nie daje wartości zero, a wartość „zapłacono” nie jest większa od kwoty faktury.
Po zapisaniu faktury możemy klikając w ikonkę drukarki (jedna z ikonek akcji na fakturach). Pojawi się okno podglądu wydruku i pytanie czy wydruk skierować na drukarkę czy do pliku pdf. Możemy też zrezygnować z wydruku.
W przypadku pdf, automatycznie zostanie utworzony pusty e-mail z załączoną fakturą jako pdf. Jeżeli nie chcemy wysyłać maila, pdf'a możemy „wyjąć” z maila np. na biurko, a maila zamknąć.
I tym sposobem pierwszą fakturę mamy już za sobą.