Jak zacząć? Pierwsze kroki z programem Faqt.

 

Zanim zadzwonisz (lub wyślesz maila) zapoznaj się z najczęściej zadawanymi pytaniami (FAQ) ;-)

UWAGA!
Login do programu:
admin
bez hasła

Klucz podajemy w Danych Klienta (tam gdzie NIP) nie przy logowaniu do programu podczas uruchamiania!

Klucz jest powiązany z numerem NIP wystawcy faktur.

Pomoc:
pomoc@faqt.pl
Tel.: 071 3106312 (poniedziałek - piątek, 1000-1600)

Jak zacząć?

Przy pierwszym uruchomieniu jeżeli program zapyta się o hasło, podaj nazwę użytkownika: admin, pole na hasło zostaw puste (hasło będziesz mógł nadać później).

Po zaakceptowaniu licencji, program przeprowadzi Cię przez kilkanaście prostych kroków podczas których należy podać dane użytkownika (wystawcy faktur/rachunków). Operację można przerwać w dowolnym momencie i wrócić do „przewodnika” później (Ikonka z domkiem, zakładka Jak zacząć). Wprowadzone dane można zmieniać i poprawiać w Ustawienia, zakładka Dane firmy.
Po podaniu i sprawdzeniu danych firmy dobrze jest zajrzeć do: Ustawienia, zakładka Ogólne w celu dostosowania listy jednostek do własnych potrzeb. Można też włączyć automatyczną opcję ustawiającą pełną zapłatę za fakturę przy płatności „Gotówka” (w momencie zapisywania faktury wartość brutto jest kopiowana do „zapłacono”).

Pierwsza faktura.
Najpierw kilka słów o „miesiącu księgowym”. Jest to miesiąc w którym można przeprowadzać operacje na fakturach (wystawiać nowe, zmieniać dane, kasować). Miesiąc księgowy może być wcześniejszy niż miesiąc bieżący (nie może być późniejszy). Miesiąc księgowy ustawiamy w Ustawienia zakładka Ogólne.

Aby wystawić fakturę klikamy w Faktury. W prawej części okna pojawią się ikonki akcji na fakturach.
Zrzut ekranu 2015-09-30 o 15.38.51
Kolejno od lewej: Nowa faktura, Duplikuj (powiel) fakturę, Tryb wyszukiwania, Drukuj fakturę, Narzędzia faktur, Usuń fakturę (nieodstępny - fakturę można usunąć tylko podczas jej edycji), Przełącz na widok listy.
Klikamy w plusik (Nowa faktura). Pojawi się okno z wyborem numeracji. Wybieramy rodzaj klikając w odpowiedni przycisk (kolor zielony oznacza, że możemy wystawić fakturę w tej numeracji w bieżącym miesiącu księgowym).
Pojawi się ekran edycji faktury.

Zrzut ekranu 2015-09-30 o 15.40.43
Zajmijmy się kontrahentem.
Ikonka lupy otwiera okno wyszukiwarki kontrahentów. Możemy wpisać fragment nazwy lub NIP'u (bez kresek). Wyszukanego kontrahenta dodajemy do dokumentu guzikiem po prawej (v).
Jeżeli chcemy dodać nowego kontrahenta klikamy w ikonkę Zrzut ekranu 2015-09-30 o 15.45.10. Przekieruje nas ona do karty nowego kontrahenta gdzie po uzupełnieniu jego danych klikamy w „Dodaj do dokumentu” w prawym dolnym rogu.
Strzałka otwiera kartę kontrahenta. W ten sposób możemy wyszukiwać w sposób zaawansowany lub też dodać nowego (plusem na górze).
W nowej karcie kontrahenta wpisujemy jego dane (podpowiedzi ukazujące się po najechaniu wskaźnikiem myszki na pole powinny być wystarczające). Możemy ograniczyć się do podstawowych wymaganych na fakturze danych, a resztę w miarę potrzeb dodać później.
Ważne: Rodzaj płatności i poziom cen przenoszą się w odpowiednie pola na fakturze przy dodawaniu do niej kontrahenta (niebieski przycisk w prawym dolnym rogu).

Zrzut ekranu 2015-09-30 o 15.51.37
Po dodaniu kontrahenta możemy wziąć się za dodawanie pozycji faktury. Można to zrobić na dwa sposoby:
Jeżeli sprzedajemy coś jednorazowo (nie warto zakładać karty dla produktu/usługi) klikamy w Plus, powstaje nowa pusta pozycja do której musimy wpisać nazwę, wybrać stawkę VAT (podstawowa jest wybierana automatycznie), ilość, jednostkę (automatycznie: szt.) cenę netto lub cenę brutto (zależnie od wybranego kierunku liczenia).
Jeżeli chcemy dodać pozycję z kartoteki produktów klikamy w Paczkę i strzałkę. Zostaniemy przeniesieni do kartoteki produktów i jeżeli jest pusta automatycznie zostanie stworzona pierwsza karta. Podajemy: Nazwę, PKWiU (jeżeli dotyczy), jednostkę miary i stawkę VAT z listy oraz ceny (możemy wybrać która cena brutto czy netto jest nadrzędna) (Uwaga: jeżeli wcześniej do faktury dodaliśmy już kontrahenta to przy dodawaniu produktu zostanie wybrana odpowiednia cena zależnie od ustawionego poziomu cen dla kontrahenta). Poza nazwą inne informacje nie są konieczne, możemy je uzupełnić jeszcze w fakturze. Produkt dodajemy do faktury niebieskim przyciskiem w prawym dolnym rogu.
Po dodaniu wszystkich pozycji wybieramy rodzaj płatności, termin płatności (przy płatności odroczonej), ew. uwagi, i podpis, a klikając w „Osoba upoważniona do otrzymania faktury VAT” możemy z listy wybrać inne opcje.
Na koniec klikamy w niebieski guzik Zapisz fakturę. Program sprawdzi, czy daty wystawienia i sprzedaży są odpowiednie, kontrahent ma podane wymagane informacje, żadna z pozycji nie daje wartości zero, a wartość „zapłacono” nie jest większa od kwoty faktury.
Po zapisaniu faktury możemy klikając w ikonkę drukarki (jedna z ikonek akcji na fakturach). Pojawi się okno podglądu wydruku i pytanie czy wydruk skierować na drukarkę czy do pliku pdf. Możemy też zrezygnować z wydruku.
W przypadku pdf, automatycznie zostanie utworzony pusty e-mail z załączoną fakturą jako pdf. Jeżeli nie chcemy wysyłać maila, pdf'a możemy „wyjąć” z maila np. na biurko, a maila zamknąć.
I tym sposobem pierwszą fakturę mamy już za sobą.


Numerowanie faktur (Ustawienia, zakładka Serie numeracji)

Programem możemy wystawiać faktury (dokumenty) w różnych numeracjach. Każda z numeracji może mieć inne ustawienia i inny wzór. Program pilnuje kolejności numeracji, chronologii (aby nie wystawić faktury z mniejszym numerem niż istniejąca już faktura o większym numerze i z późniejszą datą) oraz przypomina nam o wolnych numerach, jeżeli jakaś faktura zostanie usunięta ze środka numeracji. Wszystko to odbywa się w obrębie jednej numeracji (każdej z osobna). Zależnie od ustawień numeracji, program zeruje (zaczyna od 1) numerowanie dokumentów z początkiem roku lub miesiąca.
Osobne numeracje możemy przeznaczyć dla faktury, faktury proformy (nie księgowej), wyceny, rachunku nie watowskiego. Program umożliwia skopiowanie dokumentu na nowy w innej numeracji (np. z Proformy na fakturę księgową).
Numeracji można mieć wiele np. osobne dla oddziałów firmy, usług itp. zależnie od potrzeb).

Opis pól i funkcji w ustawieniach numeracji:

Pasted Graphic 1

Plus i nowa seria numeracji - dodawanie nowej serii numeracji.
Ikonka koszas
- usuwanie numeracji. Numerację można usunąć tylko jeżeli nie ma faktur (dokumentów) wystawionych w tej numeracji.
Typ - rodzaj dokumentu: Faktura VAT, Rachunek (niewatowski), Proforma (dokument nieksięgowy), Dowód sprzedaży (paragon), Kalkulacja. Typ jest używany w dokumentach i na wydrukach, pojawia się przed numerem faktury (dokumentu).
Nazwa - nadana przez nas nazwa numeracji (nie jest nigdzie drukowana, używana w celu identyfikacji numeracji).
Wzór - wzorzec wg którego generowany jest numer faktury (dokumentu). Może zawierać dowolne znaki przeplecione specjalnymi symbolami. Musi zawierać symbol numeru faktury (jedna lub więcej liter N zależnie od tego czy chcemy mieć wiodące zera przed numerem faktury, maks. 8). Dodatkowo można użyć symbolu roku ( dla zapisu roku 2 cyfrowego, dla 4 cyfrowego) i symbolu miesiąca ( dla zapisu miesiąca jedną lub dwiema cyframi, dla zapisu zawsze dwiema cyframi). Jeżeli we wzorze podamy symbol miesiąca - numeracja automatycznie staje się miesięczną (co miesiąc rozpoczynaną od 1).
Dopisek - dodatkowe oznaczenie dokumentu lub faktury np. „zaliczka”, „procedura marży”.
Przykład - wygląd numeru faktury utworzonego z podanego wzoru. Jednocześnie numer następnej faktury w tej numeracji.
Rodzaj - informacja o zerowaniu rocznym lub miesięcznym. Ustawia się automatycznie na podstawie wzoru (jeżeli we wzorze występuje miesiąc lub automatycznie numeracja staje się miesięczną).
Pierwszy nr - jeżeli rozpoczynamy używanie programu w trakcie miesiąca lub roku, możemy tu podać numer z jakim będzie wystawiona pierwsza faktura (o wystawieniu pierwszego dokumentu w tej numeracji pole będzie ignorowane).
Waluta - waluta dla danej numeracji faktur (można zmieniać przy edycji faktury).
Kierunek obliczeń - czy faktura ma być liczona o cen netto czy brutto (np. do paragonów z kas fiskalnych). Ustawienie można zmieniać przy edycji faktury.
Wzór FV - typowy wzór wydruku faktury dla danej numeracji (można zmieniać przy edycji faktury).

Przycisk „Więcej opcji” otwiera okno z domyślnymi informacjami związanymi z numeracją.
Domyślne dane dla numeracji - informacje jakie będą kopiowane do każdej nowej faktury w tej numeracji zamiast informacji ogólnych (podawanych w Ustawienia, zakładka Dane firmy). Możemy ustawić domyślny podpis wystawcy dla wybranej numeracji, uwagi, dane teleadresowe drukowane w nagłówku faktury, numer konta i informacje o banku.

Uwaga: Wzór i Typ faktury możemy zmieniać tylko do czasu wystawienia pierwszego dokumentu w tej numeracji.